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Pas à pas n°2 : l’administration

Publié le lundi 6 février 2017

Chaque mois, le service jeunesse vous donne rendez-vous pour (re)découvrir ses locaux. Mois après mois, pièce après pièce, visitez notre structure sans bouger de chez vous !

Le secrétariat

Aujourd’hui, pénétrons dans les premiers bureaux : ceux du secrétariat.

Un bureau, deux ambiances : sur les murs, des affiches culturelles font face à des tickets pour des concerts punk et metal. Le plafond est toujours décoré, généralement selon la saison (généralement, parce qu’il arrive à ses occupantes d’oublier). C’est ici que se font les dossiers d’inscription, les inscriptions aux activités, aux séjours, à l’Accueil de loisirs… ainsi que les règlements.

Éloïse est au bureau situé sur votre droite (celui des affiches). En règle générale, c’est elle qui vous reçoit pour les raisons citées ci-dessus. Elle est également en charge de la communication du service. Elle fait vivre la page Facebook et le site internet en fonction des informations que l’équipe du service jeunesse veut transmettre.

Comme elle s’occupe de la gestion des listes d’inscription, peut-être avez-vous eu la chance de l’avoir un jour au téléphone pour vous annoncer que votre enfant a visiblement oublié l’activité à laquelle il est inscrit ! Ou bien pour vous apprendre, à 9 h 30, que suite à un désistement votre jeune peut participer au séjour pour lequel il était sur liste d’attente… et dont le départ est fixé à 10 h ! Dans ce cas-là, pas de temps à perdre, la valise doit être vite bouclée !

Muriel est au bureau de gauche (les tickets de concert sont à elle !). En plus de s’occuper également des inscriptions et des règlements (notamment en l’absence d’Éloïse), elle gère la comptabilité du service. Il lui arrive aussi de partir en activité avec les jeunes afin de pallier une absence exceptionnelle d’animateur (comme l’été dernier, où l’un d’eux s’est trouvé en arrêt de travail).

Toutes les deux, elles font plus que prendre des inscriptions : elles écoutent et informent les jeunes et leurs parents, rigolent avec eux de situations cocasses. Elles doivent parfois faire patienter des usagers pour jongler entre plusieurs lignes téléphoniques. Entre vous et moi, il leur est arrivé de se tromper lors d’un transfert d’appel vers un de leurs collègues et de raccrocher sans le vouloir, mais chut ! ça reste entre nous !

Le bureau du chef de service

Bien caché dans son bureau qui communique avec le secrétariat, il y a Pierre, le directeur du service. C’est lui qui fait le lien entre le service jeunesse et la mairie, qui discute des programmes d’activités avec l’élue à la jeunesse, qui coordonne l’équipe…

 

Localisation

6 e boulevard jean yole, challans